Kỹ năng phỏng vấn (tiếp - hết)

2. Các kỹ thuật quan trọng trong phỏng vấn
2.1. Kỹ thuật mở đầu (phá băng)
Mục đích:
- Tạo sự thoải mái và tự tin cho ứng viên;
- Tạo sự tin tưởng cho ứng viên;
- Khởi đầu cho sự thành công của buổi phỏng vấn.
Yêu cầu
- Về không gian giao tiếp:
+ Yên tĩnh, lịch sự, tập trung;
+ Nhiệt độ phù hợp;
+ Khoảng cách không quá cách biệt;
+ Không gọi hoặc trả lời điện thoại trong khi phỏng vấn.

- Đối với người phỏng vấn:
+ Chào và thăm hỏi ứng viên
+ Cám ơn ứng viên đã đến dự phỏng vấn
+ Nói rõ mục đích phỏng vấn
+ Trang phục lịch sự
+ Ánh mắt tự nhiên, ngôn ngữ, cử chỉ thân thiện
+ Thái độ cởi mở
2.2. Kỹ thuật đặt câu hỏi trong phỏng vấn
Các câu hỏi được sử dụng một cách có cấu trúc, có thể thúc đẩy tiến trình phỏng vấn một cách đáng kể bằng cách khuyến khích ứng viên tiếp tục tham gia nhiệt tình vào buổi phỏng vấn, làm rõ những hiểu biết của mình và cho phép người phỏng vấn có thời gian để sắp xếp câu trả lời của ứng viên trước khi đánh giá những gì ứng viên nói ra.
a) Câu hỏi phá băng
¬Câu hỏi phá băng nhằm thiết lập mối quan hệ vào lúc bắt đầu cuộc phỏng vấn, dẫn dắt đến một cuộc trao đổi ngắn, phong phú và đầy thú vị. Ứng viên tin tưởng vào bản thân và người phỏng vấn và có thể bộc lộ toàn diện về bản thân: điểm mạnh, điểm yếu, mong muốn, sở thích, yêu cầu,…Ví dụ:
- Trong CV bạn nói thích thể thao, tôi cũng vậy. Bạn có theo dõi được tất cả các trận trong woldcup vừa rồi không?
- Bạn chờ phỏng vấn có lâu không?
- Bạn đến đây có xa lắm không?
b) Câu hỏi thăm dò
Câu hỏi thăm dò nhằm để ứng viên xác thực một vấn đề cụ thể nào đó để nhà tuyển dụng có thể sáng tỏ được những vấn đề đang quan tâm. Ví dụ:
- Trong khóa tinh hoa MBA mới tốt nghiệp, bạn được học những nội dung gì?
- Bạn có quan tâm gì về vấn đề ABC?
- Bạn nghĩ thế nào về….?
c) Câu hỏi xác thực thông tin
Câu hỏi xác thực thông tin chủ yếu để ứng viên xác nhận tính trung thực của các thông tin. Các thông tin trả lời mang tính khẳng định và xác thực cao:
- Bạn tốt nghiệp tháng 6 năm 2009 phải không?
- Bạn đã lập gia đình phải không?
- Bạn thôi việc ở công ty A khi nào?
- Bạn có đồng ý với ý kiến…?
d) Câu hỏi khám phá cảm xúc, thái độ
Câu hỏi khám phá cảm xúc nhằm kiểm tra ý kiến hoặc biểu hiện cảm xúc của ứng viên về những vấn đề liên quan đến vị trí công việc. Ví dụ:
- Bạn thực sự thích công việc bán hàng?
- Bạn cảm thấy thế nào về... ?
- Thái độ của bạn thế nào về... ?
e) Câu hỏi tình huống - Kỹ thuật STAR
Đây là kỹ thuật đặt câu hỏi hiệu quả nhất bằng cách sử dụng các tình uống cụ thể, thực tế, đưa ra những ví dụ đơn giản. Kỹ thuật này dựa trên bốn điểm: Situation (hoàn cảnh), Target (mục tiêu), Actions (hành động) và Results (kết quả). Từ việc nêu một hoàn cảnh nào đó - có thể là do bản thân ứng viên tự kể hoặc nhà tuyển dụng gợi ý, dẫn dắt ứng viên đến việc giải quyết vấn đề đó.
- Mục tiêu: Khám phá ra hành vi ứng xử của ứng viên trong quá khứ và dự báo hành vi trong tương lai.
- Kết quả: sự kiện, cách giải quyết, kết quả, ý kiến của ứng viên.
- Ví dụ: Bạn có bao giờ ở trong tình huống... hãy mô tả. Mục tiêu của bạn là gì? Bạn đã làm gì? Kết quả ra sao? Bạn sẽ làm điều gì khác đi nếu tình huống đó lại xảy ra?
g) Câu hỏi tình huống - nhập vai (role play)
Nhà tuyển dụng đặt ứng viên vào vị trí khác nhau và mình vào vị trí đối tác để ứng viên nhập cuộc thuyết phục, phản biện, xử lý một tình huống nào đó.
- Mục tiêu: Tìm hiểu kinh nghiệm, kỹ năng, cách ứng xử của ứng viên.
- Kết quả: Cách giải quyết, kinh nghiệm, ý kiến ứng viên.
- Ví dụ: Giả sử tôi là khách hàng của bạn, bạn hãy thuyết phục tôi mua hàng trong vòng 03 phút.
2.3. Kỹ thuật ghi nhận thông tin khi phỏng vấn (kỹ thuật ORCE)
* Observe: Quan sát
- Các bằng chứng, hành vi của ứng viên thể hiện
- Các sự việc đang xảy ra
- Ứng viên nói và làm gì
- Không nhận xét đánh giá trong bước quan sát
* Record: Ghi chép
- Những hành vi phù hợp/không phù hợp;
- Những thông tin không có trong hồ sơ hoặc sai lệch với hồ sơ;
- Chọn lựa thời điểm ghi chú nhằm không gây cho ứng viên sự lo lắng hay đoán mò nội dung cần lưu ý;
- Ghi tắt, ghi nhanh;
- Thông tin đầy đủ, chính xác.
* Classify: Phân loại ứng viên
- Thực hiện sau khi buổi phỏng vấn kết thúc
- Nối kết các hành vi với năng lực cần tìm kiếm
- Quyết định xem đó có phải là những biểu hiện tiêu cực hay tích cực
* Evaluation: Đánh giá
- Thực hiện sau khi buổi phỏng vấn kết thúc
- Kết hợp những hành vi quan sát được
- Sử dụng thang điểm tiêu chuẩn đã xác định
- Khách quan: Quyết định chỉ dựa trên những gì ứng viên nói và làm: "dữ kiện", không là ý kiến.
- Nhất quán: Tất cả các ứng viên được đánh giá dựa trên cùng một tiêu chuẩn và được đối xử như nhau.
- Công bằng: Quyết định chỉ dựa trên bằng cứng chứng tỏ có các yếu tố thành công cho vị trí công việc cần tuyển.

2.4. Kỹ thuật kết thúc phỏng vấn
- Quản lý thời gian: không đi lạc hướng, không đi quá sâu vào các chi tiết vụn vặt, đúng thời gian, đúng lúc.
- Nhấn mạnh những lợi ích, triển vọng của ứng viên khi làm việc tại công ty.
- Mời đặt câu hỏi và trả lời ứng viên
- Thông báo các bước kế tiếp
- Cám ơn ứng viên đã đến dự phỏng vấn và xác định thời gian thông báo kết quả phỏng vấn.